Werkkostenregeling 2016

21 december 2015

De Werkkostenregeling is vanaf 2015 verplicht voor alle werkgevers. Bent u op zoek naar tips?

Ten opzichte van 2015 verandert in 2016 in ieder geval het volgende;

• de gebruikelijkheidstoets wordt aangescherpt. Kort gezegd; bestanddelen waarvan het niet gebruikelijk is dat ze in de eindheffing worden betrokken zijn loon. (uitleg Belastingdienst)
• nihilwaardering vervalt voor rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning, die aftrekbaar is voor de inkomstenbelasting. Tevens een verbod om dat voordeel aan te wijzen als eindheffingsloon. (uitleg Belastingdienst)

Let er vooral op dat u vrijgestelde vergoedingen of verstrekkingen of nihil waarderingen vooraf hebt aangewezen. Zonder aanwijzen geldt geen vrijstelling.

Ten opzichte van 2014 is in 2015 het volgende veranderd;

• vrije ruimte van 1,5% (2014) is 1,2% in 2015
• introductie van een ‘noodzakelijkheidscriterium’ voor gereedschappen en voor computers, mobiele communicatiemiddelen en
  dergelijke apparatuur en de mogelijkheid tot vergoeden
• mogelijkheid tot saldering na afloop van het jaar
• vrijstelling voor branche-eigen producten
• de concernregeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen
• einde keuzeregime

De Werkkostenregeling is een fiscale regeling die al is ingevoerd per 1 januari 2011. Sinds 2015 is deze regeling verplicht voor alle werkgevers. We leggen u graag uit wat de haken en ogen, maar ook de kansen van deze nieuwe regeling voor u kunnen zijn. Mocht u nog vragen hebben dan kunt u altijd contact opnemen met Hans of Peter Lenderink. Ook als u meer wilt weten over salarisadministratie uitbesteden en de mogelijkheden van online salarisadministratie helpen we u graag verder.

Inhoudsopgave onderstaande memo:

Wat is de Werkkostenregeling?
Vrije ruimte
Gerichte vrijstellingen
Nihil waarderingen
Intermediaire kosten
Overige posten buiten de vrije ruimte
Welke acties moet u nu nemen?
Voorbeelden (2 voorbeeldberekeningen)
Conclusie

Wat is de Werkkostenregeling?

In de Werkkostenregeling kunt u in 2015 en 2016 maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen, Nihilwaarderingen of Intermediaire kosten.
De vergoedingen en verstrekkingen kunnen ingedeeld worden in vijf groepen:

• Vrije ruimte
• Gerichte vrijstellingen
• Nihil waarderingen
• Intermediaire kosten
• Overige posten buiten de vrije ruimte

Hieronder treft u de meest recente informatie over de groepen aan inclusief voorbeelden.

Vrije ruimte

Vergoedingen en/of verstrekkingen die onder de vrije ruimte vallen zijn onder andere:

Gerichte vrijstellingen

• Reiskostenvergoeding (tot € 0,19 per km)
• Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
• Verblijfskosten door tijdelijke werkzaamheden elders.
• Zakelijk eten met een klant.
• Inschrijving beroepsregister (indien registratie wettelijk vereist is of opgelegd door de beroepsgroep)
• Kosten van cursussen, congressen e.d.
• Maaltijden als gevolg van overwerk/koopavonden/dienstreizen
• Maaltijden in kantines; hiervoor gelden vaste bedragen. De waarde van een maaltijd in een bedrijfskantine is € 3,25 (2016), ongeacht of het een ontbijt, lunch of warme maaltijd is. Het meerdere is vrijgesteld. € 3,25 is ook van toepassing als de kosten van de maaltijd minder zijn geweest dan € 3,25 per maaltijd. De waarde (€ 3,25) moet worden bijgeteld als loon in natura, netto ingehouden of ondergebracht in de vrije ruime (of een combinatie daarvan).
• Kosten van outplacement
• Producten van het eigen bedrijf (maximum korting 20% van de waarde in de winkel, met een maximum van € 500,- per kalenderjaar).
• Studiekosten
• Vakliteratuur
• Zakelijke verhuiskosten
• Mobiele telefoons: vanaf 2015 kan de werkgever een telefoon, computer, i-pad en gereedschap onbelast aan een werknemer verstrekken mits ze daadwerkelijk bij het werk worden gebruikt. De werkgever bepaalt aan welke eisen de voorziening moet voldoen en deze verstrekking mag niet worden uitgeruild in het cafetariamodel. Deze eisen worden het “noodzakelijkheidscriterium” genoemd. De werknemer geeft de voorziening terug of betaalt de restwaarde als hij de voorziening niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.
• Gereedschappen, computers (notebooks en laptops), mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Ook hier geldt dat werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde betaalt als hij de voorziening niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. Deze vergoedingen of verstrekkingen mogen niet worden gebruikt in een cafetariasysteem. U mag wel een budget vaststellen waarmee de werknemer bijvoorbeeld een telefoon mag kopen. Als de werknemer dan een duurdere telefoon wil mag dat. In dat geval moet de werknemer een eigen bijdrage betalen uit zijn netto loon.

De vrijstelling geldt alleen als u de vergoeding of verstrekking vooraf heeft aangewezen. Zonder aanwijzing geldt geen vrijstelling. Voor aanwijzen geldt een vrije bewijsleer. U moet aannemelijk maken dat u hebt aangewezen.

U mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, zolang u maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. U moet ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Let op: overschrijding van bovenstaande posten vallen in het forfait van 1,2%, of worden bij de werknemer als belastbaar loon gezien. Vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen kunnen alleen verstrekt worden indien vooraf een (steekproefsgewijs) onderzoek naar de hoogte van de kosten is gehouden.

Nihil waarderingen

Dit is een categorie verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen, maar hierbij op NIHIL of een laag bedrag worden gewaardeerd. Het gaat dan om aan de werkplek gerelateerde voorzieningen, die toch geheel of gedeeltelijk onbelast kunnen worden gegeven. Voorbeelden hiervan zijn:

• Arbo-voorzieningen
• Het gebruik van een fitnessruimte op de werkplek.
• Consumpties genoten op de werkplek die geen deel uitmaken van de maaltijd. (De voorwaarde dat de consumpties moeten zijn verstrekt tijdens werktijd is vervallen.)
• Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigen woning
• Openbaar vervoerkaart of voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik)
• Het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning, die aftrekbaar is voor de inkomstenbelasting. (vervalt vanaf 2016!)
• Het rentevoordeel van een personeelslening waarmee de werknemer een fiets koopt.
• Uniformen of werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen of die op de werkplek achterblijven. Kleding die ook buiten werktijd gedragen kan worden (met of zonder logo) wordt niet op nihil gesteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor sportkleding.
• arbovoorzieningen op de werkplek
• arbovoorzieningen buiten de werkplek (bijvoorbeeld een medische keuring)

Intermediaire kosten

• Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten
• Kosten van de auto van de zaak (parkeergeld, wassen van de auto etc.)

Overige posten buiten de vrije ruimte

• Vergoedingen van geldboetes e.d.: deze zijn altijd volledig belast.
• Auto van de zaak: de huidige regelingen blijven voorlopig gelden.
• Pensioenpremie werkgever: blijft onbelast.
• Jubileumuitkeringen bij een 25 of 40 jarig dienstverband, het blijft mogelijk om een maandsalaris onbelast te geven.
• Eenmalige uitkeringen bij overlijden blijven onbelast.
• Kleine geschenken die buiten de werkgever – werknemer relatie vallen. Denk hierbij aan een fruitmand voor een zieke werknemer. Het moet een attentie zijn in een situatie waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven. Het mag geen geld of waardebon zijn. De factuurwaarde is maximaal € 25,-.

Voor- en Nadelen van de Werkkostenregeling

Voordelen:

• U kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken.
• U hoeft de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in uw loonadministratie te registreren.
• U hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: u krijgt meer vrijheid.
• U waardeert loon in natura tegen de factuurwaarde.

Nadelen:

• Risico van het overschrijden van de forfaitaire ruimte met 80% eindheffing voor rekening van de werkgever als gevolg.
• Er wordt met deze regeling administratieve lastenverlichting beoogd. Het is echter de vraag hoe dit in de praktijk uitpakt. Vooralsnog vraagt het nu en in de opstart zorgvuldigheid en de nodige tijd en aandacht.
• Voor een goede verwerking is het vereist dat de personeelskosten gegroepeerd en tijdig geboekt worden in de financiële administratie.
• In de financiële administratie worden de bedragen exclusief BTW geboekt. Voor de bepaling van de vrije ruimte zijn echter de bedragen inclusief BTW van belang.

Welke acties moet u nu nemen?

• Uw administratie moet zo ingericht zijn dat u een goed overzicht krijgt hoe uw personeelskosten uit gaan pakken bij de Werkkostenregeling; uit uw administratie moet blijken welke vergoedingen uit de vrije ruimte zijn betaald en welke vergoedingen uit de overige groepen.
• Als u een vaste kostenvergoeding aan uw werknemers geeft, dan dient u te beoordelen of dit een vergoeding uit de vrije ruimte is, of uit een van de andere groepen. De vaste kostenvergoeding mag geen mix zijn van vergoedingen uit de vrije ruimte en de andere groepen. Als dat wel het geval is horen we graag waaruit de vaste kostenvergoeding bestaat. De vaste kostenvergoeding zal dan gesplitst moeten worden.
• Bij het gebruik van de Werkkostenregeling dient u op het genietingsmoment te bepalen of u dit gaat onderbrengen in de vrije ruimte of gaat belasten als loon. U kunt de vergoeding niet op het einde van het kalenderjaar alsnog onderbrengen in de vrije ruimte.
• Vooraf aanwijzen is noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van vrijstellingen of nihil waarderingen.

Uitvoering

Om te kunnen bepalen of er een eindheffing betaald moet worden, hebben we van u het bedrag nodig wat u heeft betaald aan vergoedingen of verstrekkingen uit de vrije ruimte. Als u zeker weet dat er geen eindheffing verschuldigd is hoeft u niets door te geven.

Als er wel eindheffing betaald moet worden of als u twijfelt dan ontvangen we graag het bedrag wat u heeft betaald aan vergoedingen uit de vrije ruimte. Dit kan aan het einde van het jaar, maar u kunt het ook maandelijks doorgeven.

Voorbeelden

Om te zien hoe de Werkkostenregeling in de praktijk kan gaan werken zijn er 2 voorbeeldberekeningen bijgevoegd.

Voorbeeld 1:

Bij de berekening met een loonsom van € 100.000,- is er gerekend met € 6.025,- aan vergoedingen/verstrekkingen.
Daarvan valt € 1.290,- onder de vrije ruimte.
Er is een vrije ruimte van 1,2% van € 100.000 = € 1.200,-
Dat betekent een overschrijving van € 90,- x 80% eindheffing = € 72,-
Bij de overgangsregeling van 2014 zou er een eindheffing zijn van € 102,-.
De Werkkostenregeling 2015 geeft dus een voordeel van € 30,-.

Voorbeeld 2:

Bij de berekening met een loonsom van € 650.000,- is er gerekend met € 49.875,- aan vergoedingen/verstrekkingen.
Daarvan valt € 15.475,- onder de vrije ruimte.
Er is een vrije ruimte van 1,2% van € 650.000 = € 7.800,-
Dat betekent een overschrijving van € 7.625,- x 80% eindheffing = € 6.100,-
Bij de overgangsregeling van 2014 zou er een eindheffing zijn van € 2.618,-.
De Werkkostenregeling 2015 geeft dus een extra te betalen bedrag van € 3.482,-.

Conclusie

Meer weten?

Neem dan contact op met ons.

Meer informatie kunt u ook terugvinden op www.belastingdienst.nl  of www.ondernemersplein.nl .