Inleiding
De werkkostenregeling gaat nu per 1 januari 2015 verplicht ingevoerd worden.
Het vervangt het oude fiscale systeem van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Doel is, volgens de staatssecretaris, vereenvoudiging van Wet en Regelgeving.
In feite is het een gevolg van het plaatsen van een komma in een loonbelasting wetsartikel betreffende het loonbegrip;
“Loon is al hetgeen uit dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking”
Hiermede wordt beoogd dat in beginsel alles(!) wat een werkgever aan een werknemer verstrekt en of vergoedt (in eerste instantie) loon vormt.
Dus: het bureau, de computer, het beeldscherm, de gereedschapskist van de automonteur en of de tillift voor de bouwvakker, alles(!) is loon en is belast!
Daar moeten dus uitzonderingen op worden gemaakt.
Die uitzonderingen noemt men:
- Intermediaire kosten
- Gerichte vrijstellingen
- Nihil waardering
- Vrije ruimte
Elke werkgever kan 1,2 % van de totale loonsom belastingvrij vergoeden of verstrekken
dat noemen we de vrije ruimte.
Komt u met vergoedingen in deze vrije of forfaitaire ruimte boven de 1,2 % dan is meerdere belast met 80% (zogenaamde) eindheffing!
Stel uw vrije ruimte is 1,2% van EUR 100.000. Uw vrije ruimte is dan EUR 1.200.
Uw vertrekt echter EUR 2.200 dan is het meerdere ad EUR 1.000 belast met 80% dus EUR 800 extra belasting! Dit zijn kosten voor u als werkgever!
De nieuwe fiscale werkelijkheid
zie voor een uitgebreide (niet uitputtende) hulplijst boekingshulp bij WKR
1. Vrije ruimte
( dit worden ook wel forfaitaire kosten genoemd)
Dit zijn in principe alle secundaire arbeidsvoorwaarden.
Reiskosten boven de 19 cent, dit geldt ook voor de parkeer-tol-veergelden als er reeds 19 cent wordt vergoedt, fietsen en fiets accessoires, vergoeding huisaansluiting internet, vaste telefoon. maaltijden op de werkplek, personeelsfeesten op externe locatie, werkruimte thuis, contributie voor personeelsverenigingen/ vakbonden, golfabonnementen, geschenken bij feestdagen > € 25,00
Voorbeelden;
U geeft een maandelijkse vergoeding voor een mobiele telefoon, dat komt ten laste van de vrije ruimte, als het abonnement op de zaak staat is het een nihil waardering, u stelt dan ter beschikking.
- Bij de organisatie van een Sinterklaasfeest voor de kinderen van de werknemers zijn er 2 mogelijkheden:
- U organiseert het feest op de werkplek bijvoorbeeld in de kantine. Het feest is een niet-ongebruikelijke voorziening. Het feest is daarom geen loon voor de werknemers. Het is ook geen loon van de werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren. Als u de kinderen of de werknemers een cadeau meegeeft voor thuis is dat loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.
- U organiseert het feest extern bij een derde. De waarde van het feest en de eventuele cadeaus voor de kinderen of de werknemers is loon voor de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.
2. Gerichte vrijstellingen
Veel voorkomende (omvangrijke) vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers zijn “gericht vrijgesteld, bv. De Km vergoeding tot 19 cent, de kosten voor opleiding en scholing, maaltijden tijdens overwerk, verblijfkosten bij tijdelijke werkzaamheden elders (hotel e.d.) Vaste onkosten vergoeding (indien een specificatie aanwezig is), korting op eigen producten (met bestaande voorwaarden).
3. Nihil waarderingen
Nihil waarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld.
Zakelijke verstrekkingen en ter beschikking stellen om het werk te kunnen uitvoeren, bv.
Gebruik parkeerterrein en of fietsenstalling bij de werkgever op het terrein, mobiele telefoons, laptop, PC, monitor, bureau en overige directe werkplek zaken als een ballpoint, perforator, gereedschap van de automonteur, als dat soort zaken welke op de werkplek achterblijven of anders, aantoonbaar voor meer dan 90% zakelijk wordt gebruikt.
(Veel van deze nihil waarderingen zullen in loop van 2015 worden gerekend onder de categorie gerichte vrijstellingen.)
4. Intermediaire kosten
Dit zijn de kosten welke een werknemer voorschiet en via kas/ bank krijgt terugbetaald.
De factuur en of de bankrekening is dan niet rechtstreeks gekoppeld aan de leverancier van de kosten, de werknemer zit er administratief tussen.
Hij koopt een doos papier of betaald tolgeld, veer- parkeergeld, hij koopt een bloemetje voor representatie (alleen externe) bij klanten.
Hoe nu vanaf 1 januari 2015
U moet zich vanaf 1 januari 2015 bij elke kostenpost realiseren of en hoe het personeel gerelateerde kosten zijn, er wordt van u verwacht dat u het handboek loonbelasting kent.
U richt uw administratie zo in dat de verschillende kosten aan het einde van het jaar simpel te tellen zijn, bij een controle van de belastingdienst moet u hen simpel kunnen overleggen hoe u de kosten hebt geboekt en in welke categorie u deze hebt ingedeeld.
Bijkomend probleem voor de administratie is dat de kosten inclusief BTW moeten worden berekend, de Staatssecretaris heeft het goed gevonden hiervoor een gemiddelde BTW druk te berekenen.
U moet na het boekjaar de vrije ruimte tellen en (indien nodig) daarover in de eerste loonaangifte van het daaropvolgend boekjaar aangifte doen.
In de bijlage hebben we een overzichtelijke opstelling geprobeerd te geven, deze is absoluut niet dekkend voor al hetgeen u verstrekt en of vergoed heeft het geeft een indicatie.
Recente reacties