Identificatie verplicht
Werkgevers moeten de identiteit van hun werknemers controleren. Als u ergens gaat werken, moet u een geldig identiteitsbewijs aan uw werkgever laten zien. Dit mag geen rijbewijs zijn. Op het rijbewijs staat namelijk niets over uw nationaliteit en verblijfstatus.
Ook op de werkvloer geldt iedere dag een identificatieplicht, of u nu werknemer, inhuurkracht, vrijwilliger of stagiair bent. Hiervoor kunt u wel een rijbewijs gebruiken.
Zo kan het zijn dat u uw identiteitsbewijs moet laten zien tijdens een werkplekcontrole. De Arbeidsinspectie (AI), de Vreemdelingenpolitie, het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) of de Belastingdienst controleren bijvoorbeeld op zwartwerken. Als uw identiteit niet ter plekke is vast te stellen, moet u wellicht naar het politiebureau. De politie onderzoekt daar uw identiteit. U kunt ook een boete krijgen.
Identificatieplicht werkgever
Voor u als werkgever bestaat de identificatieplicht uit 3 onderdelen:
-
Verificatieplicht
Dit betekent dat u het identiteitsbewijs van werknemers bij indiensttreding moet controleren op echtheidskenmerken en geldigheid.
-
Bewaarplicht
Dit houdt in dat u zelf een kopie maakt van het identiteitsbewijs van alle werknemers die u in dienst neemt en deze bewaart.
-
Zorgplicht
Dit betekent dat u uw werknemers bij controle in de gelegenheid moet stellen aan hun identificatieplicht te voldoen. U moet uw werknemers erop wijzen dat zij ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten.
Verificatieplicht geldig identiteitsbewijs
Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer bent u verplicht naar een geldig identiteitsbewijs te vragen. De werknemer is verplicht het originele document te tonen. Dit kan bijvoorbeeld een paspoort zijn, een identiteitskaart of vreemdelingendocument.
Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet u letten op:
- de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
- kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
- handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
- nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? De identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
- geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?
Op een rijbewijs en op een verklaring van de Belastingdienst met sofinummer /burgerservicenummer staat geen nationaliteit vermeld. Daarom zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.
Bewaarplicht identiteitsbewijs
U moet een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs, zodat duidelijk is om welk document het gaat. Ook moetenhet documentnummer, de pasfoto en het burgerservicenummer (BSN) goed zichtbaar zijn. U bewaart deze kopie in uw administratie zodat u bij eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW, de gevraagde inlichtingen kunt geven. U bent verplicht de kopie te bewaren tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werkzaamheden van de betreffende werknemer zijn beëindigd. Bijvoorbeeld: als de dienstbetrekking op 1 juli 2011 is geëindigd, moet u de kopieën van het identiteitsbewijs in ieder geval bewaren tot en met 31 december 2016.
Verlopen identiteitsbewijs van werknemer
U heeft een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt toen deze geldig was. Als het identiteitsbewijs van een werknemer tijdens zijn dienstverband verloopt, hoeft u deze niet te vervangen.
Recente reacties